Chance oder Chaos – Wie Sie virtuelle Meetings erfolgreich leiten.

Unser berufliches Leben findet im Moment hauptsächlich virtuell statt. Ob das Gespräch zu zweit, Teammeetings oder eine Online-Konferenz – wir arbeiten zunehmend mit MS Teams, GoToMeeting, Zoom, WebEx & Co.
Dabei begegnen wir der Herausforderung, virtuell ebenso zielgerichtet, informativ und interaktiv zusammenzuarbeiten, wie persönlich. Was sind die wichtigsten Punkte, die wir bei der Leitung von virtuellen Meetings beachten sollten?

5 Tipps für erfolgreiche Online-Meetings

1. Planung: Verschicken Sie frühzeitig eine Agenda. Fragen Sie nach zusätzlichen Punkten. Planen Sie den Ablauf detailliert. Wann sollen welche Informationen vermittelt werden? Welche Themen sollen gemeinsam diskutiert werden? Sorgen Sie hierbei für Abwechslung!

2. Zu Beginn: Für einen reibungslosen Start sollten alle Beteiligten mit der Technik vertraut sein. Nach der Begrüßung starten Sie mit einer kurzen Einführung. Erläutern Sie Regeln der Zusammenarbeit. Welchen Nutzen hat der Chat, wofür verwendet man Handzeichen? Bitten Sie darum die Kamera einzuschalten. Auch darum nicht parallel Anderes zu erledigen und das Mikrofon auszuschalten, wenn man nicht spricht, um störende Nebengeräusche zu vermeiden.

3. Struktur: Ein klares Ziel ist ebenso wichtig, wie die Agenda und der Ablauf. Verteilen Sie Rollen. Wer moderiert, wer führt das Protokoll? Achten Sie auch auf die Zeit, insbesondere auf die Redezeit Einzelner.

4. Moderation: Es kann nicht oft genug betont werden, wie wichtig eine gute Moderation für den Erfolg von Meetings ist. Für virtuelle Meetings gilt das umso mehr. Fassen Sie nach jedem Agenda-Punkt kurz zusammen. Halten Sie Beschlüsse fest und leiten Sie auf den nächsten Punkt über. Begrenzen Sie Redezeit in Diskussionen wenn nötig und sprechen Sie auch „stillere“ Teilnehmer direkt an. Fragen Sie nach ihrer Meinung. Brechen Sie Diskussionen, die ausufern, ab und verschieben sie eventuell auf einen späteren Termin. Lassen Sie Teilnehmende auch abstimmen. Durch Interaktions-Zeichen wie „Daumen hoch“ oder bei größeren Gruppen durch eine Umfrage. Umfragen sind z.B. bei Zoom direkt oder durch Einbindung von Umfrage-Tools wie Mentimeter möglich.

5. Hinterher sollte zeitnah das Protokoll mit den Ergebnissen, Aufgaben und Terminen an alle Beteiligten versandt werden.

Grundsätzlich gilt:  Bei der Leitung und Moderation von virtuellen Meetings sind Maßnahmen, die Struktur und Klarheit geben, noch wichtiger als bei persönlichen Besprechungen.

Und mit  Blick auf die Zukunft

Virtuelle Meetings sind schnell aufgesetzt, sparen Reisekosten und funktionieren standortübergreifend.  Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass sie auch in Zukunft verstärkt Teil unseres Arbeitsalltags bleiben.

Was bei Virtuellen Meetings im Home Office zu beachten ist und welche Herausforderungen dabei zu meistern sind, erfahren Sie hier.

Titelbild: gabriel-benois / unsplash